1. 책 소개
- 제목 : 당신은 일을 못 하는 게 아니라 말을 못하는 겁니다. 일의 디테일을 완성하는 말투와 목소리
- 저자 : 이규희
- 출판사 : 서사원
- 출판일 : 2022년 04월 28일
- 카테고리 : 자기계발
2. 직장에서 설득력 있게 말하는 방법
사회생활은 서로의 의견을 나누며 해결책을 찾아가는 의사소통의 연속입니다. 일의 89%는 의사소통으로 이루어집니다. 업무 보고, 회의, 발표를 비롯해 상사와 동료, 타 부서 및 타 업체 와의 이견 조율까지 조직의 흐름은 의사소통에 의해 좌우됩니다. 일상어와 '회사어'는 그 쓰임이 전혀 다릅니다. 무엇보다 정확성이 가장 우선시 되고, 대화의 목적이 사교에 있지 않습니다. 직장에서는 순서와 체계가 있는 말 습관으로 업무 내용을 상대방이 빠르게 이해할 수 있도록 최대한 효율적으로 전달해야 합니다. 머릿속의 생각을 나열하는 것이 아니라 질서를 잡아 명확하게 전달해야 상대방이 쉽게 알아들을 수 있고, 결과적으로 설득력도 높아집니다.
설득력을 높이기 위한 첫 번째 방법은 'PREP'입니다. 이 방법은 핵심부터 전달하는 방법입니다. 논점을 뒷받침하는 사례, 근거에 일관성이 있어야 합니다.
Point : 핵심
Reason : 주장하는 이유
Example 또는 Evidence : 예시 또는 데이터 등의 증거
Point : 핵심 반복
예를 들어
P 핵심 : 직원들의 휴식 공간을 만들고자 합니다.
R 이유 : 분기별로 진행되는 전 직원의 요청 사항을 취합한 결과, 사무실이 아닌 편안한 공간에서 휴식을 취하고 싶다는 의견이 70%나 되었기 때문입니다.
E 증거 : 업무 중 잠시 휴식을 취하는 것이 업무 효율성을 높이는 데 도움이 된다는 연구 결과가 있습니다. 또한 최근 발표된 뇌과학계의 연구 결과에 따르면 짧은 시간의 낮잠이 업무 피로도를 낮추어 업무 능률을 높인다고 합니다.
P 핵심 : 그러므로 본관 4층에 사용하지 않는 회의실을 직원들을 위한 휴식 공간으로 조성해보고자 합니다.
이 형식으로 설명하면 '의견과 근거, 중요한 내용의 명확한 재언급'으로 설득력 있게 보고할 수 있습니다.
두 번째 방법은 'SBE'입니다. 이 방법 또한 핵심부터 전달하며 자신의 의견을 관철할 때 매우 효과적입니다.
Solution : 해결책
Benefit : 혜택
Evidence : 입증
제안 내용이 무엇인지 결론부터 말한 다음 기대할 수 있는 혜택, 이익은 무엇인지 밝히는 것입니다. 구체적으로 어떤 부분이 개선되는지, 어느 부분에서 어떻게 이익이 나는지 설명하는 것입니다. 마지막으로 근거를 들어 주장하는 내용이 얼마나 타당한지 입증합니다.
S 해결책 : 새로운 교육과정을 소개하는 데 직원들 온라인 커뮤니티인 C를 활용해보고자 합니다.
B 혜택 : 온라인 커뮤니티 C는 업무 공지 사항을 확인하기 위해 직원들의 접속률이 높아 새 교육과정 홍보에 도움이 될 것으로 예상됩니다. 또한 팀 플랫폼이기에 타 팀의 승인 없이도 우리 팀 내 권한으로 홍보물 올리기가 용이합니다.
E 입증 : 다른 온라인 커뮤니티나 이메일로 홍보한 결과치와 비교했을 때 C를 통한 내용은 직원들의 인지율이 10% 높았던 것으로 확인되었습니다.
이처럼 구체적인 혜택을 언급함으로써 동료나 상사에게 좋은 반응을 얻을 수 있습니다.
3. 상사의 말을 잘 알아듣고, 원하는 결과물을 만드는 데 도움이 되는 말 습관
첫 번째는 상사가 지시 한 내용이 내가 이해한 바가 맞는지 확인하는 것입니다. 예를 들어, 상사가 오디오 시스템 설치를 위해 업체 조사를 지시했다고 가정합니다. "네, 사무실 내 설치할 오디오 시스템 업체를 조사하라는 말씀이시지요?"라고 다시 한번 확인하는 것이다. 그러면 상사는 "사무실 안에 설치할 거니까 사이즈와 가격 대비 성능을 잘 비교해서 두세 군데 업체로 추려줘요."라고 구체적인 피드백을 줄 수도 있습니다. 지시한 사항을 되묻기만 해도, 상사는 자신의 지시를 구체화하거나 추가할 가능성이 높습니다.
두 번째는 중간보고를 한다는 것입니다. 상사가 신경 쓰고 있는 프로젝트라면 지시한 업무가 어떻게 진행되고 있는지 궁금해할 수 있습니다. 현재 진행 방향이 상사가 의도한 바와 같은지를 중간 점검하는 게 안전합니다. 주의할 점은 상사의 개인적인 특성을 고려해 가면서 적절히 사용해야 합니다. 중간보고 시, 방향을 자주 바꾸는 성향이 있는 상사라면 처음에 일의 방향을 확실하게 인지하고, 마지막에 최종 보고를 하는 형식으로 전략을 짜야합니다. 직원이 스스로 중간보고를 하는 경우 자신이 하는 일을 적절하게 드러내는 효과를 얻을 수 있습니다. 상사도 중간에 업무에 대한 생각이나 방향이 수정될 수 있으므로 중간보고를 하면서 의견을 조율해 나갈 수 있습니다. 일이 진행되는 과정을 알리고 피드백을 받는 것은 비즈니스에서 꼭 필요한 말 습관입니다.